Η ανάγκη για ανάπτυξη και εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης είναι πολύ σημαντική για διάφορους λόγους.
Γράφει ο Θωμάς Παπαστεργιάδης
SIX SIGMA BLACK BELT
Διπλωματούχος Μηχανολόγος
Μηχανικός, PhD
Τεχνικός Σύμβουλος Επιχειρήσεων
www.solutionshellas.com
Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης βοηθά μια επιχείρηση σε πολλά επίπεδα όπως:
- Μέσω της τυποποίησης των διαδικασιών να ελέγχει τον τρόπο λειτουργίας της.
- Να μπορεί να αλλάξει ή να βελτιώσει οποιαδήποτε διαδικασία με ελεγχόμενο τρόπο ώστε να αυξήσει την αποτελεσματικότητά της και να επιτύχει τους στόχους της με αποτελεσματικό τρόπο.
- Να μπορεί να αποδείξει στους πελάτες της ότι διαχειρίζεται τα διάφορα θέματα με ελεγχόμενο τρόπο.
- Να μπορεί να πιστοποιηθεί για την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης και να ανταποκριθεί στις προσδοκίες των πελατών της.
Τα θέματα που μπορεί ή πρέπει να διαχειρίζεται μια εταιρία είναι πολλά όπως, η ποιότητα, το περιβάλλον, η επαγγελματική υγεία και ασφάλεια, η ενέργεια, η ασφάλεια των πληροφοριών, κ.α. Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας βοηθά μια εταιρεία να βελτιώσει τις διαδικασίες της, να επιτύχει συνέπεια και να παράγει προϊόντα και υπηρεσίες υψηλής ποιότητας. Τα συστήματα διαχείρισης του περιβάλλοντος και της ενέργειας βοηθούν μια επιχείρηση να μειώσει το αρνητικό της περιβαλλοντικό αποτύπωμα, να εξοικονομήσει ενέργεια και πόρους και να προάγει την αειφορία. Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης της ασφάλειας των πληροφοριών βοηθά μια επιχείρηση να προστατεύει τις πληροφορίες της, να αντιμετωπίζει τις απειλές ασφαλείας και να δημιουργεί εμπιστοσύνη μεταξύ των πελατών και των συνεργατών της. Η διαχείριση της επαγγελματικής υγείας και ασφάλειας βοηθά μια επιχείρηση να δημιουργήσει ένα περιβάλλον εργασίας πιο ασφαλές και υγιές για τους εργαζόμενους, να βελτιώσει την παραγωγικότητα και να διασφαλίσει την συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της νομοθεσίας.
Για να υπάρχει τυποποίηση στο τι απαιτείται από μία εταιρεία να διαχειρίζεται και πώς να το κάνει αυτό έχουν δημιουργηθεί από τον διεθνή οργανισμό τυποποίησης, τον οργανισμό ISO (International Organization for Standardization) τα διάφορα διεθνή πρότυπα διαχείρισης. Παραδείγματος χάρη, για την ποιότητα υπάρχει το ISO 9001, για το περιβάλλον υπάρχει το ISO 14001, για την επαγγελματική υγεία και ασφάλεια το ISO 45001, για τη διαχείριση της ενέργειας το ISO 50001, για την διαχείριση της ασφάλειας των πληροφοριών το ISO 27001, κ.ο.κ.
Για να είναι ευκολότερο για τις επιχειρήσεις να αναπτύξουν και να εφαρμόσουν τα διάφορα συστήματα διαχείρισης βάσει των προτύπων ISO, ο διεθνής οργανισμός, ξεκινώντας από το ISO 9001 το 2015, έχει καταλήξει σε μία κοινή δομή (High – Level Structure) για όλα τα πρότυπα που αποτελείται από τις παρακάτω δέκα ενότητες.
- Πεδίο εφαρμογής: Καθορίζει το πεδίο εφαρμογής του προτύπου και σε ποιες επιχειρήσεις εφαρμόζεται.
- Παραπομπές: Αναφέρει άλλα πρότυπα στα οποία γίνονται παραπομπές.
- Ορισμοί: Ερμηνεύει τους όρους και τις βασικές έννοιες που χρησιμοποιούνται στο πρότυπο.
- Πλαίσιο Λειτουργίας: Αναφέρεται στο πλαίσιο (επιχειρηματικό, περιβαλλοντικό, κ.ο.κ.) μέσα στο οποίο λειτουργεί η επιχείρηση. Στο πλαίσιο αυτό περιλαμβάνεται η περιγραφή των παραμέτρων λειτουργίας μέσα στην επιχείρηση, των παραμέτρων έξω από την επιχείρηση, τα ενδιαφερόμενα μέρη (π.χ. εργαζόμενοι, πελάτες, ιδιοκτήτες, μέτοχοι, κ.α.) και οι απαιτήσεις αυτών των ενδιαφερόμενων μερών (δηλαδή τις προσδοκίες τους από την λειτουργία της επιχείρησης).
- Ηγεσία: Αναφέρεται στον ρόλο, την ευθύνη και την δέσμευση της ηγεσίας στην εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης και τη διαρκή βελτίωσή του. Περιγράφονται οι απαιτήσεις για την πολιτική της επιχείρησης, την οργανωτική δομή της επιχείρησης και οι περιγραφές θέσεων εργασίας.
- Σχεδιασμός: Αναφέρεται στον σχεδιασμό του συστήματος διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης κινδύνων για την εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης και του καθορισμού των δεικτών και των στόχων.
- Υποστήριξη: Περιγράφει τις διεργασίες για την υποστήριξη του συστήματος διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων των πόρων (ανθρώπινων, εξοπλισμού, κ.α.), της εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας και της κατάρτισης των εργαζομένων.
- Λειτουργία: Περιγράφει τις διεργασίες που αφορούν στη λειτουργία (εφαρμογή) του συστήματος διαχείρισης και τον τρόπο με τον οποίο γίνεται ο έλεγχος (control) των διεργασιών αυτών.
- Αξιολόγηση της επίδοσης: Περιγράφει τις διαδικασίες αξιολόγησης της επίδοσης του συστήματος διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων των εσωτερικών ελέγχων και των ανασκοπήσεων από τη διοίκηση.
- Βελτίωση: Αναφέρεται στις διαδικασίες για τη βελτίωση του συστήματος διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών (μέτρων) και της διαρκούς βελτίωσης.
Εδώ πρέπει να τονισθεί ότι επειδή τα πρότυπα αυτά είναι διεθνή και οι απαιτήσεις είναι οι ίδιες σε οποιαδήποτε χώρα του κόσμου, αναγνωρίζονται σε όλες τις χώρες του κόσμου και γνωρίζουν οι πελάτες, σε οποιαδήποτε χώρα και εάν βρίσκονται, ότι η επιχείρηση εφαρμόζει πιστοποιημένο σύστημα διαχείρισης.
Η κοινή αυτή δομή διευκολύνει τις εταιρίες να αναπτύξουν και να εφαρμόσουν διάφορα συστήματα σε ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης. Άρα, μπορεί παραδείγματος χάρη, μία επιχείρηση να αναπτύξει ένα ενιαίο σύστημα διαχείρισης της ποιότητας, του περιβάλλοντος και της επαγγελματικής υγείας και ασφάλειας.
Σε αυτά τα πρότυπα περιγράφονται οι απαιτήσεις ανά ενότητα για το τι θα πρέπει μία εταιρεία να τεκμηριώσει ώστε να ισχυριστεί ότι εφαρμόζει ένα σύστημα διαχείρισης βάσει ενός συγκεκριμένου ISO.
Η τεκμηρίωση αυτή περιλαμβάνει διαδικασίες στις οποία περιγράφεται ο τρόπος διαχείρισης των επιμέρους θεμάτων, περιλαμβάνονται οι οδηγίες εργασίας, τα έντυπα και κυρίως τα αρχεία με τα οποία αποδεικνύει η εταιρία ότι όντως έχει αναπτύξει και εφαρμόζει ένα σύστημα διαχείρισης.
Οι διαδικασίες στα συστήματα διαχείρισης περιγράφουν ποιος είναι υπεύθυνος να κάνει τι και κάθε πότε. Οι οδηγίες εργασίας περιγράφουν το πώς γίνεται κάτι.
Παραδείγματος χάρη η οδηγία συντήρησης του εξοπλισμού μιας επιχείρησης στο σύστημα ISO 9001, θα περιγράφει ποιος είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό της προληπτικής συντήρησης του εξοπλισμού, τον τρόπο υλοποίησης (π.χ. μέσω εξωτερικών παρόχων υπηρεσιών συντήρησης), τα αρχεία που θα διατηρούνται και χρόνος διατήρησης των αρχείων. Η οδηγία εργασίας αντίστοιχα θα περιγράφει το πώς γίνεται η συντήρηση σε ένα συγκεκριμένο μηχάνημα ή εξοπλισμό. Δηλαδή θα περιγράφει το πώς αντικαθιστούμε τα λάδια από μία μηχανή ή πώς κάνουμε αλλαγή σε ένα εξάρτημα. Τα έντυπα της διαδικασίας συντήρησης θα περιλαμβάνουν το έντυπο με τον κατάλογο όλου εξοπλισμού, το πρόγραμμα προληπτικής συντήρησης του κάθε εξοπλισμού και το έντυπο ή το βιβλίο που θα καταγράφεται η υλοποίηση της συντήρησης, τα τυχόν ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν, και τα λοιπά.
Το πιο σημαντικό στην υλοποίηση της εφαρμογής ενός συστήματος διαχείρισης είναι τα αρχεία γιατί είναι ο μόνος τρόπος να τεκμηριώσουμε ότι όντως έχουμε κάνει τη συντήρηση στον εξοπλισμό μας σύμφωνα με αυτά που περιγράφει η διαδικασία συντήρησης. Τα αρχεία είναι αυτά που κυρίως θα ελέγξει ο φορέας πιστοποίησης για να διαπιστώσει εάν εφαρμόζεται το συγκεκριμένο πρότυπο.
- Ανάπτυξη και εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης (όπως ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, κ.α.)
- Αδειοδότηση επιχειρήσεων, μελέτες περιβαλλοντικών επιπτώσεων, μελέτες πυρασφάλειας, μελέτες SEVESO, κλπ.
- Ασφάλειας μηχανημάτων (σύνταξη τεχνικών φακέλων για σήμανση CE, αναβάθμιση ασφάλειας μηχανημάτων, κλπ.)
- Συνδρομητική υπηρεσία ενημέρωσης της νομοθεσίας για περιβάλλον, αδειοδότηση, ενέργεια, επαγγελματική υγεία και ασφάλεια.
- Εκπαιδεύσεις προσωπικού κυρίως σε θέματα ασφάλειας και περιβάλλοντος..
